Sebuah surat bisnis terdiri dari beberapa bagian. ada sejumlah bagian yang harus di cantumkan, namun ada bagian-bagian yang bersifat pilihan. bagian-bagian penting dapat dibedakan menjadi dua katagori, yaitu formal parts dan body. bagian pilihan disebut other parts.
Perhatikan skema berikut :
1. Formal parts
- . Heading (letterhead) [Kop surat]
- . Reference Line
- . Date [Tanggal]
- . Inside address [Alamat yang dituju]
- . Salutation [Salam pembuka]
- . Complimentary close [Salam penutup]
- . signature [Tanda tangan]
2. Body
- . Opening [Pembukaan]
- . Message [Pesan]
- . Closing [Penutup]
3. Other parts
- . Reference [Referensi]
- . Subject heading [Pokok surat]
- . Attention line [Garis bawah]
- . Enclosure copies [Lampiran]
- . Postscript [Salinan]
- . Mailing instruction [Petunjuk pengiriman]
Sebagaimana yang dijelaskan sebelumnya, setiap surat bisnis memliki formal parts dan body. Tidak semua surat mengandung other parts dan jika ada, posisinya bisa beragam.
- FORMAL PARTS
- . Letter Head (kop surat)
Letter Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah surat. Baik surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan. Kepala Surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan, website perusahaan, logo perusahaan dll.
Contoh :
- . Reference Line
Didalam surat berbahasa Inggris biasanya berisi huruf depan nama eksekutif yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau nomor tertentu berdasarkan sistem arsip mereka. Reference diletakkan dibagian atas surat diatas date.
Contoh : Your ref : 22 March 2004
Our Ref : BS/KF
- . Date (tanggal)
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus jelas dan lengkap.Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American Style.
Contoh :
. British style
08th Desember 2011
Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.
- . American style
September 07, 2011
Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal diakhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.
- . Inside Addres (alamat yang dituju)
Berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah surat. Biasanya dalam penulisan
Inside Address selain nama dan alamat penerima, disertakan juga nama lengkap beserta jabatannya serta
kodepos dan Negara yang dituju.Jika tidak yakin untuk siapa (nama) surat tersebut ditujukan, jangan kosongkan, tetapi coba untuk mengunakan jabatannya, seperti “Director of Human Resources”. Beri jarak antara tanggal dengan penerima.
- . Salutation (salam pembuka)
Dalam bagian ini, istilah yang digunakan adalah “Dear Mr./Mrs./Ms. (nama terakhir penerimaan)”, misalkan “Dear Mr. Fathoni”. Tetapi jika nama penerimanya tidak dikethui, tulis nama departementnya, misalkan “Dear Director of Department of Human Resource”. Beri jarak antara salam pembuka dengan isi.
Untuk Mitra bisnis yang sudah saling akrab biasanya menuliskan dengan “Dear Sue”
Penggunaan tanda baca pada salutation menggunakan British Style dituliskan tanpa tanda baca (titik koma atau koma) dan dalam American Style menggunakan tanda titik dua.
Dear Mr Krisman => contoh dalam British Style
Dear Mr. Krisman: => contoh dalam American Style
- . Subject Line (Perihal)
Perihal membuat penerima surat lebih mudah menemukan maksud dari surat tersebut, misalnya Invitation, Apology, dan lain sebagainya. Ini merupakan bagian optional dari business letter, artinya kita bisa mencantumkannya atau tidak.Penulisan subject menggunakan British Style: Subject ditempatkan diantara salutation dan isi surat.
Penulisan subject menggunakan American Style: Subject ditempatkan diatas salutation.
- . Complimentary Close (salam penutup)
Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Salam penutup dibagi menjadi dua tipe yaitu
Britsh style dan American style.
Contoh :
Britsh style : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours Sincerely, Sincerely,
With Best Wishes.
American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.
. Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan nama penulis)
Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat., beserta nama jelas penulis surat. Di cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital, tanpa diberi tanda kurung.
2. BODY PARTS
.
- Opening atau Pembuka
Kalimat-kalimat pembuka biasanya merupakan pendahuluan dan sering sekali mengacu pada surat sebelumnya berkaitan dengan masalah yang sama. Dalam hal ini, referensi atau nomor surat penting sekali. Biasanya, kalimat pembuka dimulai dengan frasa seperti “thank you for your letter….”
- . Message atau Pesan
Pesan berisi permasalahan sebenarnya atau inti surat.
- . Closing atau Penutup
Sebagaimana pembuka, penutup sering kali berupa kalimat tunggal. Penutup dipakai untuk memantapkan kembali suasana yang penuh kesopanan. Penutup juga digunakan untuk menunjukan tindakan atau langkah yang ingin dilakukan oleh penulis di waktu mendatang.
Contoh : “Thank you very much for you orders and we are looking forward to serving you soon.”
.
3. OTHERS ATAU BAGIAN-BAGIAN LAIN
- . Reference atau referensi
Referensi di dalam surat berbahasa inggris biasanya berisi huruf depan nama eksekutif yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau nomer tertentu berdasarkan sistem arsip mereka.
- . Date atau Tanggal
Tanggal adalah tanggal surat tersebut dibuat. Bagian ini biasanya diketik dua spasi di bawah kepala surat(atau referensi, jika ada). Terdapat beberapa cara penulisan tanggal, tetapi yang paling banyak dipakai adalah dengan urutan tanggal, bulan, dan tahun, tanpa memumbuhkan tanda baca (Open punctuation). Secara tradisional, penulisan tanggal adalah sebagi berikut :March 8th, 1996 atau 8th March, 1996 atau 8 March 1996.
- . Attention Line
Attention Line harus digunakan apabila surat ditunjukan kepada suatu perusahaan atau organisasi sebagai suatu kesatuan, tetapi anda menginginkan surat tersebut ditangani oleh seseorang (tertentu) di perusahaan itu. Attention Line harus digarisbawahi atai diketik dengan huruf besar.
Midland Engineering Co.Pty.Ltd.
346 Crewe Street
Carlisle Act.26789
ATT:Mr.Sugeng Hariyanto
Dear Sirs,
- . Subject Heading (Subject Line) atau Perihal atau Pokok Surat
Subject Heading merupakan frasa yang secara langsung memberitahukan kepada pembaca tentang isi surat. Subject Heading disisipkan sesudah salam pembuka, harus digarisbawahi atau diketik dengan huruf besar. Akan tetapi, Subject Heading ini sering kali dihilangkan.
Perhatikan Contoh di bawah ini :
Midland Engineering Co.Pty.Ltd.
346 Crewe Street
Carlisle Act.26789
ATT:Mr.Sugeng Hariyanto
Dear Sirs,
INVOICE NO.3456
- . Enclose atau Lampiran dengan Copies atau Tembusan
Lampiran adalah dokumen yang menyertai suatu surat. Apabila lampiran ini diselipkan, pengirim perlu sekali memberitahukan kepada penerima dengan menuliskan ENC.,Enc., atau enc. di bawah ini tempat tanda tangan. Setelah singkatan Enc., biasanya kita temui tulisan “cc”. Hal ini menunjukan siapa yang telah dikirimi tembusan surat tersebut.
Contoh : Enc.
cc.President Director
- . Postscript atau Informasi Tambahan
Postscript adalah informasi tambahan yang harus ditulis pada badan surat, tetapi karena sebab-sebab tertentu akhirnya tidak atau belum tertulis. Bagian ini biasanya dipakai pada surat-surat penjualan guna memikat dan memotivasi pembaca. Postscript ditulis di bagian bawah surat (atau sebelum petunjuk pengiriman pos, jika ada) dan diberi inisial “P.S”.
Contoh : P.S. We will grant you 40% cash discount before 25 november 2004.
- . Mailing Instruction atau Penunjuk Pengiriman
Mailing Instruction (petunjuk pengiriman pos) digunakan untuk memberikan batas waktu atau informasi pasti kepada pembaca tentang pengiriman jawaban. Bagian ini ditulis pada bagian surat yang paling bawah.
@
Tagged @ Softskill
0 komentar:
Post a Comment